Cách sử dụng outlook 2007 cơ bản

Hướng dẫn áp dụng Microsoft Outlook 2007 - Phần III: QUẢN LÝ HỘPhường THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ


Theo Microsoft Việt Nam

*

Phần III: QUẢN LÝ HỘP. THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ

1. Xác định kích thước hộp tlỗi cùng có tác dụng sút dung lượng a. Dung lượng của E-Mail

*
Một số hình thức gmail hoặc những đơn vị hỗ trợ hệ thống quản lí trị viên sẽ không có thể chấp nhận được bạn gửi hoặc nhận Thư điện tử có dung lượng béo, do vậy rất cần được làm chủ dung lượng của Thư điện tử.

Bạn đang xem: Cách sử dụng outlook 2007 cơ bản

b. Dung lượng những áp dụng trong Outlook

*
Lúc vỏ hộp thư đạt mang đến số lượng giới hạn, thì E-Mail có khả năng sẽ bị số lượng giới hạn nhiều chức năng. Ví dụ: từ bỏ 90 MB bạn cũng có thể dành được một cảnh báo; từ 100 MB bạn có thể không còn hoàn toàn có thể gửi gmail, và tự 110 MB bạn cũng có thể không còn thừa nhận gmail. Outlook đề ra một số lượng giới hạn trăng tròn gigabytes (GB). Nếu hộp thư của khách hàng quá to, Outlook sẽ không chất nhận được các bạn thêm bất cứ shop hoặc thêm tài liệu nữa.

c. Xem dung lượng vỏ hộp thỏng

*
Để hối hả tra cứu kích thước của vỏ hộp thỏng riêng của người sử dụng, áp dụng hành lang cửa số danh mục bao gồm để đưa quý phái thỏng mục coi kích cỡ: nhấn vào mục Folder Sizes
. Quý khách hàng có thể coi được dung tích của những tlỗi mục cơ mà chúng ta vẫn giữ. thường thì dung lượng được xem bởi kilobyte (KB). Các quan hệ thân kilobyte, megabyte, và gigabyte là và một đơn vị giám sát, bạn cũng có thể thay đổi những thông số kia cùng với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. 1.024 Megabyte = 1 Gigabyte.

d. Dung lượng của những Email

*
Các Thư điện tử có kích thước không giống nhau. Thông thường Thư điện tử tất cả đi kèm tài liệu thì bao gồm kích cỡ lớn Dung lượng của vỏ hộp tlỗi của doanh nghiệp được xác minh vì kích thước của những tlỗi mục. Dung lượng của thỏng mục được xác định vì chưng size của các Email (cùng kế hoạch cuộc hẹn, thông tin liên lạc, ghi chú, cùng những điều đó trên) cất trong nó. Một số phụ thuộc vào những file đi kèm bên trên các Email. Kích tầm trung bình cho một Thư điện tử là khoảng tầm 30 Kb. bởi vậy dung lượng của hộp thư, Email được tinh giảm được thiết lập vì một cai quản trị khối hệ thống máy chủ. Bạn không thể thay đổi điều này trong Outlook.

e. Kiểm tra dung lượng các thỏng mục bằng Mailbox Cleanup

*
Quý Khách rất có thể coi dung tích các thỏng mục vào Mailbox Leanup.
Vào tab Tools Chọn Mailbox Cleanup. Thỏng mục mailbox Cleanup đã hiện ra.

f. Lưu các tập tin vẫn kèm theo vào ổ đĩa

*
Sau khi xem qua dung tích của các Email, các bạn sẽ nhận thấy rằng các E-Mail bao gồm dung lượng béo hay bao gồm đều tư liệu kèm theo. Nếu buộc phải để lưu trữ các tài liệu đi cùng vào vỏ hộp thỏng. Bạn sử dụng Lưu tập tin đính kèm các lệnh bên trên Microsoft Office nút trình đơn với giữ các tư liệu đính kèm vào một số địa chỉ dễ dàng bên trên đĩa cứng của người sử dụng. Sau khi đã lưu lại những tệp kèm theo, bạn cũng có thể xóa những Email ko cần thiết đó.

Trước khi bước đầu giữ tài liệu đi cùng vào bát cứng, yêu cầu ghi nhớ địa điểm sẽ giữ để trong tương lai người tiêu dùng rất có thể xem xét lại những tài liệu đó. Để giữ tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo biện pháp sau: 1 Msinh hoạt Thư điện tử bao gồm cất tập tin đính kèm. 2 Nhấn vào hình tượng Microsoft lựa chọn Save As 3 Sau kia các bạn chọn Save attachments. 4 Chọn băng thông để lưu giữ tập tin, sau đó nhấp Ok

g. Xóa lâu dài các Thư điện tử ra khỏi hộp thư

*
Mỗi khi chúng ta xóa một email, nó đi vào thỏng mục Deleted Items.Khi xoá các thì thư mục này hoàn toàn có thể phát triển nhanh lẹ và chiếm nhiều dung lượng, cho nên vì vậy rất cần được làm cho không bẩn thư mục Deleted Items cũng giống như dung tích của toàn vỏ hộp tlỗi. vì vậy, phải xóa dài lâu các E-Mail này thoát ra khỏi vỏ hộp tlỗi. Cách xóa vĩnh viễn các Thư điện tử dễ dàng tốt nhất là vào tlỗi mục Deleted Items, bạn sẽ thấy các E-Mail xóa bên ngoài. Nhấp loài chuột vào các E-Mail này, dìm chuột nên lựa chọn Delete. Trong khi bạn cũng có thể xoá vĩnh viễn các Thư điện tử bởi lệnh. Quý Khách thừa nhận loài chuột bắt buộc vào thỏng mục Deleted Items chọn Empty Deleted Items Folder, chọn Ok. Vậy là toàn bộ các Email vào thỏng mục Deleted Items đã có được xoá thoát ra khỏi hộp tlỗi của người sử dụng.

h. Tác dụng của Junk Mail

*
Junk Mail có công dụng thanh lọc tlỗi rác (Spam mail), giúp cho ta phân nhiều loại được thư rác rến nlỗi những thư truyền bá, .... Junk Mail cũng chính là nơi cất những thỏng rác rến đó. Junk Mail không thích các Email rác rưởi nằm lẫn lộn với những Thư điện tử cần thiết.

2. Tìm gọi những tùy lựa chọn Lúc lưu trữ thông báo a. Căn phiên bản về kho lưu trữ

*
Email tự động hóa lưu trữ vào vỏ hộp thỏng cá thể của khách hàng (hình trên).Với việc thực hiện lệnh AotuArchive thì các E-Mail sẽ từ bỏ vỏ hộp thỏng của các bạn sẽ từ di chuyển vào tlỗi mục, tlỗi mục đó gọi là tlỗi mục từ lưu trữ. 1 Để ban đầu bạn chon Yes. 2 Thư điện tử vẫn dịch chuyển vào vào hộp tlỗi. 3 Và Email được giữ vào tlỗi mục tự tàng trữ. Thỏng mục nhỏ trong hộp thư sẽ tiến hành tự động hóa tạo nên trong thỏng mục lưu trữ.

b. Quản lý những thư mục cá nhân

*
lúc lưu trữ bởi thỏng mục cá nhân, bạn yêu cầu tạo nên những subfolders, tiếp đến chuyển các Email vào đó bởi cách thức kéo thả (nhỏng mẫu vẽ minch hoạ). Lưu trữ bằng phương pháp này hữu dụng chũm là chúng ta có thể tổ chức triển khai tàng trữ tự động.

3. Di gửi hoặc xào luộc tin nhắn vào các thỏng mục cá nhân a. Lưu những tin nhắn vào thỏng mục cá thể

*
quý khách hàng mong muốn bao gồm một thư mục cá thể chứa những tập tin riêng biệt của bạn, điều này tương tự như để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thư mục cá thể, chúng ta tạo thành tập tin riêng biệt cho doanh nghiệp. Sau khi chúng ta đang tạo thành tlỗi mục cá thể với cách di chuyển những tập tin vào thỏng mục cá thể này.

b. Cách sinh sản các tlỗi mục cá thể

*
Để thực hiện một tlỗi mục tập tin cá nhân, trước tiên bạn phải tạo thành nó. Để tạo ra tlỗi mục cá nhân các bạn làm theo công việc sau: 1
Chọn file tiếp nối nhấn vào New chọn Outlook Data File 2 quý khách lựa chọn tiếp Office Outlook Personal Folders (.pst). 3 Chọn OK, thỏng mục cá thể của công ty đã làm được tạo nên như hình bên trên.

c. Cách chọn những subthư mục trong thư mục cá thể

*
Sau khi chúng ta chế tạo kết thúc thỏng mục cá nhân, chúng ta cũng có thể tạo thành thêm những thỏng mục bé subfolder trong tlỗi mục cá thể. Quý khách hàng làm điều này từ Cửa sổ Danh mục chính: Nhấn loài chuột bắt buộc vào thư mục Personal Folders chọn New Folder. Đặt tên đến tlỗi mục vừa tạo ra, dìm OK. Sau đó các bạn sẽ thấy một thỏng mục bé trong tlỗi mục cá nhân của người sử dụng.

d. Di đưa Thư điện tử vào thư mục cá thể

*
Sau khi bạn đang chế tạo chấm dứt những tlỗi mục bé vào thư mục các nhân. Để nhằm di chuyển một hoặc những Email mang lại thỏng mục bé, các bạn tuân theo công việc sau: 1
Nhấn con chuột phài vào Thư điện tử lựa chọn Move sầu lớn Folder 2 Quý khách hàng chọn thư mục con trong thỏng mục cá nhân và nhấn OK. Những bí quyết khác nhằm dịch rời các Email vào thỏng mục cá nhân là cần sử dụng phương pháp kéo thả. quý khách hàng nhấn chuột trái vào Email, ổn định chuột với dịch rời loài chuột tới tlỗi mục nhỏ trong thư mục cá nhân, tiếp nối các bạn thả loài chuột ra, Thư điện tử này sẽ lộ diện trong thỏng mục cá nhân.

e. Lưu trữ emai ra ổ đĩa

*
thường thì bạn tàng trữ những Email vào thỏng mục cá nhân. Nhưng các thư mục này vẫn phía bên trong Outlook. Tuy nhiên bao gồm cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ những E-Mail vào ổ đĩa. Trong hình hiển thị nguyên lý Import & Export
vào trình đối kháng File, đó là lý lẽ xuất Email ra phía bên ngoài ra cùng nhập E-Mail vào vào Outlook. Lưu ý: Nếu phương châm của bạn là để sao giữ toàn cục hộp thỏng của bạn, thì chúng ta new cần sử dụng vẻ ngoài này.

4. Lưu trữ các thỏng từ bỏ cũ a. Làm thân quen cùng với AutoArchive sầu

*
1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sầu vẫn kiểm tra hộp thỏng phụ thuộc vào số ngày các bạn chọn. (Và nếu khách hàng không say đắm AutoArchive, bạn cũng có thể ko chọn nó). 2 Số lượng ngày cho thấy cùng với tần số mà lại AutoArchive sầu đã chạy. Để vào vỏ hộp thoại AutoArchive bằng phương pháp bấm vào vào tab Tools lựa chọn Options, nhấp chuột vào Other cùng kế tiếp bấm vào vào nút ít AutoArchive.

b. Xác định E-Mail cũ vào AutoArbỏ ra

*
Với AutoArchive, các lần E-Mail bị di chuyển đã nhận được một thông tin soát sổ. Tuy nhiên, thỉnh thoảng bạn không sở hữu và nhận được thông tin khám nghiệm, vày AutoArchive sầu được setup mặc định. Sau khi dịch chuyển thì các Thư điện tử này được chỉ ra rằng cũ và bạn cũng có thể thay đổi vấn đề đó. Đối cùng với một số trong những bạn Thư điện tử dường như cũ sau khi hai tuần, cơ mà đối với bạn không giống thì rất có thể là 2 mon. Quý khách hàng là một trong được quyết định cùng bạn có thể làm cho được vấn đề đó bên trên một các đại lý cho mỗi thỏng mục ví như bạn muốn.

c. Lưu trữ gmail theo thời hạn nhấn

*
Lưu trữ auto E-Mail theo thời gian là dịch chuyển Email mang đến một thỏng mục kho tàng trữ lúc nó đã đạt được tiêu chuẩn thời hạn được khẳng định vì những thiết lập cơ mà chúng ta chỉ định trong hộp thoại AutoArchive. Thời hạn khẳng định Thư điện tử cũ là thời gian các bạn không đụng vào Email kia. Hành hễ Forwarding , Replying, Replying to lớn all, Editing và saving, Moving với Copying có tác dụng thay đổi thời hạn của Email và do đó đã tác động đến lúc tất cả Thư điện tử được lưu trữ tự động hóa.

d. Linc hoạt vào giữ trữ

 

*
Chức năng lưu trữ vào Outlook 2007 gồm tính linch hoạt rất lớn. Bạn rất có thể làm điều đó bất kể thời điểm như thế nào cùng các bạn không cần thiết phải tàng trữ toàn bộ phần lớn sản phẩm công nghệ so với tác dụng tự động hóa lưu trữ.

e. Các ngôi trường đúng theo ngoại lệ

 

*
Quý khách hàng chưa phải làm bất kể điều gì trong Việc tự động tàng trữ, nhưng lại ví như bạn có nhu cầu cấu hình thiết lập chức năng này, thì Outlook 2007 chất nhận được bạn triển khai một giải pháp dễ ợt. Quý Khách rất có thể tùy chỉnh phép tắc lưu trữ bên trên một tlỗi mục tự động. Bạn cũng rất có thể thải trừ toàn thể thư mục là sự việc lựa chọn của người sử dụng. Bắt đầu bằng cách click chuột cần vào thỏng mục, bấm vào vào Properties
, cùng lựa chọn AutoArchive. Sau khi bạn chọn các thiết đặt AutoArchive sầu xong thì nhấn vào Apply thì xem nlỗi quy trình thiết lập được xong.

f. Thực hiện lưu trữ khi chúng ta muốn

 

*
Giả sử chúng ta lập biểu thời hạn cho E-Mail tự động hóa lưu trữ là 2 tuần. Nhưng bạn muốn Lưu trữ E-Mail ngay bây chừ thì chưa đến hễ tác bí quyết bấm vào vào Archive
trên trình solo File, thì tức thì nhanh chóng Email sẽ tiến hành lưu trữ.

g. Lưu trữ Calendar

 

*
AutoArchive có rất nhiều tác dụng kế bên vấn đề tàng trữ các Thư điện tử. AotuArchive còn tàng trữ được những trọng trách đặt trong Calendar
hoặc các tlỗi mục trong nó. Và cũng như giải pháp điều cỉnh thiết lập mang đến Email, bằng phương pháp bấm chuột buộc phải vào thỏng mục vào hạng mục chính của hành lang cửa số cùng nhấn vào Properties, bạn có thể thiết lập những setup cho các Calendar hoặc các tlỗi mục.

5. Truy tra cứu, tàng trữ, chia sẻ thỏng từ bỏ a. Sử dụng lại các Thư điện tử đang tàng trữ

*
Cho cho dù bạn đang thực hiện những phương pháp tàng trữ trong Personal Folders hay trong số thỏng mục khác thì các E-Mail cũng rất được tàng trữ bên dưới dạng tập tin PST bên trên máy tính. quý khách rất có thể rước lại được các Thư điện tử nhưng mà các bạn đã tàng trữ. VD: bạn muốn lấy lại một E-Mail cũ chứa ban bố về một quý khách hàng của người sử dụng. Để rước lại Email này, bạn phải msinh hoạt tập tin PST cùng mang lại.

b. Tìm Email từ bỏ thư mục cá nhân tuyệt tlỗi mục archive

*
Để tra cứu E-Mail mà bạn đã có lưu giữ vào một file PST, các bạn sẽ msinh sống tlỗi mục Personal Folders (thư mục cá nhân) hoặc tlỗi mục Archive
(tlỗi mục giữ trữ) bằng cách sau: 1 Mnghỉ ngơi hạng mục File chọn Open. 2 Chọn tiếp Outlook Data File, chọn Personal Folder.pst hoặc Archive sầu.pst 3 Nhấn vào OK lúc mngơi nghỉ những tlỗi mục được lưu giữ dưới dạng tệp tin PST bân cần xem xét. Một khác biệt mập thân file PST với các loại tệp tin khác là chúng ta quan trọng mở một tập tin PST bằng cách sử dụng loài chuột double-clichồng vào tệp tin này. Nếu chúng ta test, các bạn sẽ thấy một thông báo giống như với hình trên.

c. Đóng Archive sầu Folder lúc vẫn hoàn chỉnh

*
Nếu gồm rất nhiều tệp tin PST mngơi nghỉ trên 1 thời điểm sẽ làm lờ lững công suất của Outlook. Nếu chúng ta không còn cần phải làm việc với các tệp tin của một PST, chúng ta cũng có thể xóa nó khỏi danh mục thiết yếu của cửa sổ. Quý Khách làm vấn đề này bằng cách bấm vào đề xuất vào nó và nhấn vào Cthất bại Archive Folders
hoặc Cthảm bại Personal Folder.

d. Copy file để sao giữ dữ liệu

 

*
Nếu laptop của công ty hư, hoặc nếu như bạn không nhiều gồm thời cơ nhằm kết nối mạng internet, vì vậy đề xuất lưu tập tin vào một trong những khu vực khác ví như trên một đĩa CD hoặc USB. Quý Khách rất có thể làm cho được vấn đề này bằng cách xào nấu một file PST. Quý Khách có thể dịch chuyển, kế tiếp xào luộc file nhằm một laptop khác hoặc vào một trong những đĩa CD. Đây là 1 trong những phương pháp để tạo ra một bạn dạng sao của một PST: quý khách hàng bắt đầu trong Windows Explorer để tạo ra một phiên bản sao của tập tin. quý khách hàng rất cần được đóng Outlook trước lúc copy. 1
Clichồng loài chuột bắt buộc vào tập tin trong Windows Explorer với dìm chuột vào Copy. 2 Di đưa nhỏ trỏ mang lại các địa điểm nhưng mà bạn muốn dán những phiên bản sao của tập tin, nhấp chuột đề xuất và bấm vào Paste. 3 Kết quả: Các tập tin xào luộc lộ diện với phần đuôi là –Copy.pst để hiểu được đó là 1 trong bạn dạng sao. Có một luật Hotline là Outlook Personal Folders Backup Tool nhưng chúng ta cũng có thể cài về để sao lưu lại file PST. Nếu bạn đã coppy của PST vào một trong những đĩa CD hoặc trang bị tàng trữ giống như, các bạn sẽ cần phải xào luộc nó vào trong 1 máy tính khác trước khi áp dụng, vày Outlook quan yếu đọc công bố đĩa CD.

Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Xe Kia K3

e. Tìm file PST bên trên máy tính xách tay

*
Sau lúc sao giữ một tệp tin PST cùng dịch chuyển mang lại một máy tính xách tay khác. Làm vắt như thế nào nhằm kiếm tìm thấy tệp tin PST để coppy vào Outlook. Trước hết cần được đóng góp Outlook trước lúc sao lưu lại. Để tra cứu tìm các tệp tin PST: 1
Cách thứ nhất là nhấn vào tab File và chọn Data File Management. 2 Chọn tab Data File chọn tiếp mở cửa Folder 3 Chọn file PST nhưng bạn có nhu cầu sao chép 4 Click OK

f. Các lỗi khi thao tác cùng với tệp tin PST

 

*
Lưu trữ tài liệu trong một file PST có thể có nhiều ưu thế. Tuy nhiên, nếu như khách hàng không cẩn thận lúc đưa tệp tin, đổi tên, hoặc sao chép một file PST thì rất có thể gặp thông điệp lỗi như hình trên. Để rời lỗi bên trên vào Outlook trong tương lai, thì trước khi bạn dịch chuyển, thay tên, hoặc sao chép một tập tin tệp tin PST, trước tiên đóng góp nó từ bỏ danh mục chính với tiếp nối đóng Outlook.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *